Start mit einer Agentur: Worauf es beim Onboarding ankommt

Was ist das?

Das Onboarding ist die Startphase der Zusammenarbeit. Hier wird geklärt, welche Meta-Konten es schon gibt, wo sie liegen, wer was darf und wer bezahlt. Vergleichbar ist das mit dem Einzug eines Handwerksbetriebs in Ihr Gebäude: Sie geben Schlüssel für bestimmte Räume heraus, aber das Gebäude bleibt Ihres.

Jedes dieser Assets kann nur zu einem einzigen Business Portfolio gehören.¹

Warum ist das wichtig?

Viele Probleme, die Unternehmen Monate später beschäftigen, entstehen in der ersten Woche. Ein Werbekonto, das im Portfolio der Agentur angelegt wurde, lässt sich weder löschen noch in Ihr Portfolio verschieben.⁴ Ein Pixel-Datensatz lässt sich ebenfalls nicht übertragen.⁵ Endet die Zusammenarbeit, bleiben beide bei der Agentur, samt Kampagnenhistorie und gesammelten Daten.

Auch andere Grundentscheidungen sind kaum umkehrbar. Wer zum Beispiel später die Währung eines Werbekontos ändern will, braucht dafür ein neues Werbekonto.¹² Und wer ein Business Portfolio anlegt, hat darin automatisch die uneingeschränkte Kontrolle.¹ Legt jemand von der Agentur es für Sie an, liegt die Kontrolle zunächst bei ihm.

Worauf es ankommt

Daran erkennen Sie eine saubere Zusammenarbeit:

• Die Agentur fragt nach Partnerzugriff, nicht nach Passwörtern. Sie nennt Ihnen die ID ihres Business Portfolios oder schickt eine Zugriffsanfrage, bei der Sie selbst entscheiden, was Sie freigeben.²¹⁴
• Neue Konten entstehen in Ihrem Portfolio. Werbekonto und Pixel werden in Ihrem Business Portfolio angelegt, nicht in dem der Agentur.⁴⁵
• Die Agentur verlangt nur, was sie braucht. Für die Kampagnenarbeit genügt in der Regel Teilzugriff, etwa „Kampagnen verwalten“ im Werbekonto und „Werbeanzeigen“ auf der Seite.⁷¹⁶ Volle Kontrolle über das Werbekonto umfasst dagegen auch Einstellungen, Finanzen und Berechtigungen.⁷ Bei Seiten bleiben Partnern sensible Aktionen ohnehin verwehrt.¹⁷
• Sie bezahlen direkt an Meta. Ihre eigene Zahlungsmethode ist im Werbekonto hinterlegt, und Ihre Firmendaten stehen auf den Rechnungen.⁸¹³
• Sie bleiben handlungsfähig. Mindestens zwei Personen aus Ihrem Unternehmen haben uneingeschränkte Kontrolle über Ihr Portfolio, und die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist aktiv.²¹⁰
• Klarer Blick auf Altlasten. Gibt es schon Konten, klärt die Agentur zuerst, wo sie liegen. Beim Umstellen auf ein professionelles Instagram-Konto legt Meta zum Beispiel automatisch ein eigenes Portfolio an, sodass oft zwei Portfolios für dasselbe Unternehmen existieren.¹¹
• Alles ist dokumentiert. Sie wissen, welche Konten es gibt, mit ihren Nummern wie Werbekonto-ID und Business-Portfolio-ID, wer welche Rechte hat und wer Ihr Ansprechpartner ist. Personen mit voller Kontrolle können bei Meta außerdem eine Übersicht aller Berechtigungen mit letzter Aktivität herunterladen.¹⁰

Welche Rechte für welche Aufgabe passen, zeigt Agentur Zugriff geben: Partnerzugriff statt Passwort.

Typische Fehler

• Werbekonto oder Pixel im Agentur-Portfolio. Beides lässt sich später nicht zu Ihnen verschieben.⁴⁵
• Agenturmitarbeiter einzeln eingeladen statt die Agentur als Partner. Dann müssen Sie jeden Personalwechsel der Agentur selbst nachziehen.
• Nur eine Person mit voller Kontrolle. Fällt sie aus, ist niemand mehr handlungsfähig.¹⁰
• Zu großzügige Rechte: Volle Kontrolle für die Agentur „der Einfachheit halber“. Meta empfiehlt, nur die Stufe zu vergeben, die für die Arbeit tatsächlich gebraucht wird.¹⁵

Weitere Stolperfallen samt Folgen beschreibt Typische Fehler von Agenturen bei Meta.

Wichtig

Fachbegriffe

• Partner: Anderes Unternehmen mit eigenem Business Portfolio, das Zugriff auf Ihre Assets erhält.
• Business-Portfolio-ID: Eindeutige Nummer eines Business Portfolios, früher „Business Manager ID“.
• Asset: Seite, Instagram-Konto, Werbekonto, Datensatz, Katalog und andere Bausteine im Portfolio.
• Datensatz (Dataset): Sammlung von Daten über Aktionen auf Ihrer Website, zum Beispiel aus dem Meta Pixel.
• Teilzugriff (Partial access): Zugriff nur auf ausgewählte Aufgaben eines Assets.

Typische Nutzerfragen

• Wer soll das Werbekonto anlegen, Kunde oder Agentur?
• Braucht meine Agentur ein eigenes Business Portfolio?
• Welche Rechte braucht die Agentur mindestens?
• Welche IDs sollten wir beim Onboarding festhalten?