Business Portfolio erstellen: Das sollten Sie wissen

Was ist das?

Das Business Portfolio ist so etwas wie die Firmenakte Ihres Unternehmens bei Meta. Es hält die geschäftlichen Konten zusammen, die Meta Business-Assets nennt: Facebook-Seiten, Instagram-Konten, Threads-Konten, Werbekonten, Kataloge und weitere.³ Außerdem regeln Sie darin, wer worauf zugreifen darf.³⁵

Neben „Business Manager“ sind auch „Meta Business Account“ oder „Unternehmenskonto“ verbreitet. Gemeint ist immer dieselbe Verwaltungsebene. Die frühere Rolle „Business-Admin“ heißt heute uneingeschränkte Kontrolle (Full control).⁵

Nicht verwechseln sollten Sie das Portfolio mit der Meta Business Suite. Das Portfolio ist der Aktenschrank mit Ihren Konten und Berechtigungen. Die Business Suite ist das kostenlose Werkzeug, mit dem Sie damit arbeiten, also Beiträge planen, Nachrichten beantworten und Einstellungen ändern.¹¹

Vielleicht haben Sie schon ein Portfolio, ohne es zu wissen: Wird ein Instagram-Konto auf ein professionelles Konto umgestellt, legt Meta automatisch ein Portfolio mit dem Namen des Instagram-Kontos an.⁶

Warum ist das wichtig?

Mit einem Business Portfolio verwalten Sie alle Konten an einem Ort, geben Personen genau die Zugriffe, die sie brauchen, und arbeiten mit Agenturen als Partner zusammen, ohne Passwörter weiterzugeben.³

Für einige Dinge ist es Pflicht: für die Meta Business Suite, die monatliche Rechnungsstellung, Anzeigen zu sozialen Themen, Wahlen oder Politik und die Domain-Verifizierung.³

Vor allem aber regelt das Portfolio das Eigentum. Seiten, Instagram-Konten, Werbekonten und andere Assets können jeweils nur einem Business Portfolio gehören. Andere Portfolios, etwa das Ihrer Agentur, erhalten nur Zugriff.¹ Wer das Portfolio kontrolliert, kontrolliert also Ihren gesamten Meta-Auftritt.

Worauf es ankommt

Das Portfolio gehört Ihrem Unternehmen. Es sollte von einer Person aus Ihrem Unternehmen angelegt werden, nicht von einer Agentur oder einem Freelancer. Die Agentur bekommt später Partnerzugriff.

Ein Portfolio statt mehrerer. Prüfen Sie vor dem Anlegen, ob schon eines existiert, etwa durch die Instagram-Umstellung.⁶ Jede Person kann selbst höchstens zwei Portfolios erstellen.¹ Doppelte Portfolios führen schnell dazu, dass Konten an verschiedenen Orten liegen.

Ein sauberer Name und eine echte geschäftliche E-Mail-Adresse. Der Name ist überall bei Meta sichtbar und darf keine Sonderzeichen enthalten. Die E-Mail-Adresse nutzt Meta, um Sie zu Ihrem Unternehmen zu kontaktieren. Kunden sehen sie nicht.¹ Nehmen Sie eine Adresse, auf die Ihr Unternehmen dauerhaft Zugriff hat.

Mindestens zwei Personen mit uneingeschränkter Kontrolle. Fällt eine Person weg, bleibt das Unternehmen handlungsfähig.⁸ Als Ersteller haben Sie diese Kontrolle automatisch.¹

Von Anfang an absichern. Im Security Center lässt sich die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Personen verpflichtend machen. Für bestimmte Portfolios ab 90 Tagen verlangt Meta sie ohnehin.⁸

Kontaktdaten sind intern sichtbar. Ihre Kontaktdaten sehen alle Personen, die Sie zum Portfolio hinzufügen.¹

Typische Fehler

Die Agentur legt das Portfolio an. Dann gehören Seite, Instagram und Werbekonto faktisch der Agentur. Folge: Beim Wechsel oder im Streit müssen Sie um Ihre eigenen Konten bitten. Ein Werbekonto, das im Portfolio der Agentur angelegt wurde, bleibt dort dauerhaft und lässt sich nicht in Ihres verschieben.¹²

Doppelte Portfolios. Das passiert oft durch die automatische Anlage bei der Instagram-Umstellung.⁶ Folge: Seite und Instagram liegen getrennt, Zugriffe sind unübersichtlich. Ein überflüssiges Portfolio lässt sich löschen, die Löschung ist aber endgültig und wird nach 24 Stunden wirksam.⁹

Private oder fremde E-Mail-Adresse. Die Adresse einer ausgeschiedenen Mitarbeiterin oder eines Dienstleisters führt dazu, dass wichtige Nachrichten von Meta nicht mehr ankommen.

Nur eine Person hat die volle Kontrolle. Scheidet sie aus, hat niemand mehr Zugriff. Dann bleibt nur eine Anfrage bei Meta, für die unter anderem ein Ausweis, ein Nachweis über das Unternehmen und ein unterschriebenes Bestätigungsschreiben nötig sind.¹⁰ Das kostet Zeit und Nerven.

Limit erreicht. Wer schon zwei Portfolios angelegt hat, kann kein weiteres erstellen.¹ Dann muss eine andere berechtigte Person aus dem Unternehmen das Portfolio anlegen.

Wichtig

Fachbegriffe

• Business Portfolio: Verwaltungsbereich Ihres Unternehmens bei Meta für Assets, Personen und Partner. Früher „Business Manager“.⁴
• Meta Business Suite: Kostenloses Werkzeug, mit dem Sie Ihr Portfolio und Ihre Inhalte verwalten.¹¹
• Business-Asset: Ein Konto oder Objekt im Portfolio, zum Beispiel Seite, Instagram-Konto, Werbekonto, Pixel oder App.
• Uneingeschränkte Kontrolle (Full control): Höchste Berechtigungsstufe im Portfolio, früher „Business-Admin“.⁵
• Berufliches Meta-Konto (Managed Meta account): Ein von der Organisation verwaltetes Konto, mit dem man sich ohne privates Facebook-Profil bei den Business-Tools anmeldet.¹²
• Business-Portfolio-ID: Eindeutige Nummer Ihres Portfolios, zum Beispiel für die Zusammenarbeit mit Partnern.⁷

Typische Nutzerfragen

• Wie erstelle ich ein Business Portfolio bei Meta?
• Ist Business Portfolio dasselbe wie Business Manager?
• Brauche ich ein Business Portfolio für Facebook-Werbung?
• Wie viele Business Portfolios darf ich haben?
• Warum kann ich kein weiteres Business Portfolio erstellen?
• Welche E-Mail-Adresse soll ich beim Business Portfolio angeben?
• Kann ich ein Business Portfolio wieder löschen?