Personen zum Business Portfolio hinzufügen: Das sollten Sie wissen

Was ist das?

Meta unterscheidet im Business Portfolio drei Arten von Nutzern:¹⁰

• Personen: einzelne Menschen, zum Beispiel Ihre Mitarbeiter. Um sie geht es in diesem Artikel.
• Partner: andere Unternehmen mit eigenem Business Portfolio, etwa Agenturen. Mehr dazu in Agentur als Partner Zugriff geben.
• Systemnutzer: Software, die automatisch auf Ihre Daten zugreift.

Eine Person erhält Zugriff in zwei Schichten: eine Berechtigung für das Portfolio insgesamt und je eine Berechtigung für die Assets, an denen sie arbeiten soll.¹⁰ Vergleichbar ist das mit einem neuen Mitarbeiter, der einen Hausausweis bekommt und zusätzlich Schlüssel nur für die Räume, die er braucht. Was die einzelnen Stufen bedeuten, erklärt Rollen und Berechtigungen im Business Portfolio.

Warum ist das wichtig?

Wer im Portfolio ist, kann je nach Berechtigung Anzeigen schalten, Geld ausgeben, im Namen Ihres Unternehmens posten oder Kundennachrichten lesen. Personen mit uneingeschränkter Kontrolle sehen außerdem Namen, geschäftliche E-Mail-Adresse und zugewiesene Assets aller Mitglieder.²

Jedes zusätzliche Konto mit weitreichenden Rechten ist ein mögliches Einfallstor. Meta rät deshalb, uneingeschränkte Kontrolle nur an die Personen zu geben, die sie wirklich brauchen.⁷ Ein sauberer Zugriff von Anfang an erspart Ihnen später Aufräumarbeit und schützt vor Schäden, wenn ein einzelnes Konto gehackt wird.

Worauf es ankommt

• Jede Person mit eigenem Konto: Eingeladen wird eine E-Mail-Adresse. Bei Einladungen über Facebook muss sie zur Adresse des Facebook-Kontos der Person passen.² Passwörter werden nie weitergegeben.
• Standard ist der Basic-Zugriff: Damit arbeitet die Person nur an den Assets, die ihr zugewiesen sind. Uneingeschränkte Kontrolle bekommen nur wenige, vertrauenswürdige Personen.²⁴
• Nur zuweisen, was im Portfolio liegt: Seiten, Werbekonten oder Instagram-Konten müssen zuerst zu Ihrem Portfolio gehören, bevor jemand darauf Zugriff bekommen kann.¹ Meta empfiehlt, nur die Stufe zu vergeben, die für die Arbeit tatsächlich gebraucht wird.¹²
• Befristen, wo es passt: Für Aushilfen, Werkstudenten oder Projekte gibt es den temporären Zugriff für 3 bis 75 Tage. Danach entfernt Meta die Person automatisch.⁴
• Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen: Ist sie für Ihr Portfolio Pflicht, muss jede Person sie in ihrem Konto einrichten, bevor sie Zugriff erhält.⁸ Mehr dazu in Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
• Limits kennen: Einem Werbekonto können höchstens 25 Personen zugewiesen sein, und eine Person kann höchstens 25 Werbekonten verwalten.⁵

Berechtigungen lassen sich später jederzeit anpassen oder entziehen.⁹ Wie Sie Zugriff wieder beenden, beschreibt Personen und Partner entfernen.

Typische Fehler

• Falsche E-Mail-Adresse: Die Firmenadresse ist oft nicht die Adresse, mit der die Person bei Facebook registriert ist. Dann passt die Einladung nicht zum Konto.²
• Adressen ohne Bezug zum Unternehmen: Meta empfiehlt, Nutzer mit E-Mail-Adressen ohne Bezug zu Ihrem Unternehmen kritisch zu prüfen, weil Angreifer solche Adressen nutzen.⁷
• Zu viel Zugriff: Eine neue Person gleich mit uneingeschränkter Kontrolle einzuladen, vergrößert den Schaden, falls ihr Konto übernommen wird.⁷
• Einladung vergessen: Einladungen sind nur begrenzt gültig. Offene Einladungen lassen sich erneut senden oder abbrechen.⁶
• Ausgeschiedene nicht entfernen: Wer das Unternehmen verlässt, behält seinen Zugriff, bis ihn jemand entfernt.

Wichtig

Fachbegriffe

• Personen einladen (Invite people): Neue Mitglieder per E-Mail ins Portfolio holen.
• Assets zuweisen (Assign assets): Einer Person Zugriff auf eine Seite, ein Konto oder ein anderes Asset geben.
• Basic-Zugriff: Standardstufe für neue Mitglieder, früher „Mitarbeiter“.
• Temporärer Zugriff: Befristeter Basic-Zugriff für 3 bis 75 Tage.
• Verwaltetes Meta-Konto: Von einer Organisation angelegtes Arbeitskonto als Alternative zum privaten Facebook-Konto.

Typische Nutzerfragen

• Wie lade ich jemanden in den Business Manager ein?
• Braucht mein Mitarbeiter ein eigenes Facebook-Konto?
• Wie gebe ich einem Mitarbeiter nur Zugriff auf eine Seite?
• Wie viele Personen dürfen ein Werbekonto nutzen?
• Kann ich eine Einladung erneut senden?
• Kann ich jemandem nur befristet Zugriff geben?