Kunde möchte die Agentur entfernen

Ausgangslage

Fiktives Beispiel: Das Hotel Seeblick hat drei Jahre mit einer Agentur zusammengearbeitet und möchte seine Werbung künftig von uns betreuen lassen. Die bisherige Agentur ist als Partner im Portfolio des Hotels eingetragen. Zwei ihrer Mitarbeiter wurden zu Beginn außerdem einzeln mit uneingeschränkter Kontrolle eingeladen. Niemand weiß mehr genau, in welchem Portfolio der Pixel liegt.

Mögliche Ursachen

Warum das Entfernen oft hakt:

• Unklares Eigentum. Jedes Konto gehört nur zu einem Portfolio.⁴ Werbekonto und Pixel lassen sich nicht übertragen, wenn sie bei der Agentur angelegt wurden.²⁵
• Doppelte Zugänge. Neben dem Partnerzugang bestehen Einzelzugänge von Agenturmitarbeitern.
• Fehlende Berechtigung. Partner und Personen entfernen kann nur, wer uneingeschränkte Kontrolle über das Portfolio hat.¹³
• Zweite Zustimmung nötig. Das Entfernen einer Person kann die Zustimmung einer weiteren Person mit voller Kontrolle erfordern.³

So haben wir es gelöst

1. Eigentum geprüft. Meta zeigt im Portfolio, welche Seiten dem Hotel gehören und welche nur über einen Partner geteilt sind.⁶ Ergebnis: Seite, Instagram-Konto und Werbekonto gehören dem Hotel, der Pixel aber liegt im Portfolio der bisherigen Agentur.
2. Eigene Kontrolle abgesichert. Bevor Zugänge wegfallen, haben zwei Personen aus dem Hotel volle Kontrolle erhalten, wie Meta es empfiehlt.⁷ Hätte niemand im Hotel diese Kontrolle gehabt, wäre zuerst ein Antrag bei Meta nötig gewesen.⁸
3. Daten gesichert. Wichtige Berichte haben wir als Datei exportiert.⁹ Der Pixel der Agentur lässt sich nicht übertragen. Sie kann ihn höchstens als Partner freigeben. Dauerhaft unabhängig wird das Hotel nur mit einem eigenen Pixel, den wir neu angelegt haben.⁵
4. Stichtag vereinbart. Mit Hotel und bisheriger Agentur wurde festgelegt, ab wann wir die laufenden Kampagnen übernehmen, damit keine Werbung unbeaufsichtigt weiterläuft.
5. Zugänge entfernt. Zuerst die beiden Einzelzugänge: Die Personen verlieren damit den Zugriff auf das Portfolio und alles darin.³ Danach der Partnerzugang der Agentur.¹
6. Abschlusskontrolle. Wir haben die Übersicht der Berechtigungen und den Verlauf der Änderungen im Portfolio auf unbekannte Einträge geprüft.⁷ Außerdem hat jede Seite weiterhin mindestens eine Person mit voller Kontrolle. Sonst würde Meta sie deaktivieren und zur Löschung vormerken.¹⁰

Ergebnis

Das Hotel hat wieder allein die Kontrolle über sein Business Portfolio. Seite, Instagram-Konto und Werbekonto sind geblieben, ein eigener Pixel ersetzt den der alten Agentur. Die Übergabe an uns lief über einen neuen Partnerzugang, sodass das Hotel auch diesen jederzeit selbst beenden kann.

Das sollten Sie vermeiden

• Entfernen, bevor das Eigentum geklärt ist. Was im Portfolio der Agentur liegt, bleibt dort, auch wenn Sie den Partner entfernen.²⁵
• Die letzte Person mit voller Kontrolle entfernen. Meta empfiehlt zwei aktive Personen mit voller Kontrolle.⁷
• Einzelzugänge übersehen. Sie bleiben bestehen, bis Sie die Personen selbst entfernen.³
• Ein neues Portfolio anlegen, statt Eigentum und Zugänge zu klären. Konten können ohnehin nur in einem Portfolio liegen.⁴

Mehr dazu: Agenturwechsel und saubere Übergabe und Personen und Partner entfernen.